北京工业职业技术学院 关于进一步加强会议管理的规定

北工职院党字〔2014〕18号

一、　总则

　　第一条　为进一步加强和规范学校的会议管理，根据上级有关精神和要求，结合学校实际，制定本规定。

　　第二条　凡学校和校属各部门、单位（以下简称“部门”）组织召开的会议，均适用本规定。

　　第三条　各部门应本着厉行节约、务实高效、规范管理、充分利用校内资源的原则合理安排会议，严格控制会议数量、规模，加强会议费管理，压缩会议费开支。

　　第四条　学校和各部门召开的会议实行分类管理、分级审批。会议费支出纳入部门预算，并单独列示，执行中不得突破。

二、会议分类和审批

第五条　会议的分类。按照北京市有关规定，我校组织召开的会议均属北京市三类会议。根据我校会议的不同规格，细分为A类、B类、C类会议。

　　A类会议：以校党委和学校名义召开的全校性会议。

B类会议：各部门组织召开的全校性会议和按照有关要求承办上级有关部门的会议。

C类会议：有关部门组织的教学、学工等分口业务工作会、各部门的内部工作会议、为完成本部门工作任务以及为完成专项、课题任务召开的除A类、B类会议外的各类小规模会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会等。

　　第六条　执行会议计划编报和审批制度。凡有经费支出的各类会议需制定年度会议计划，计划应包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。每年9月底前，各部门将下年度会议计划按要求申报审批后报财务处汇总，安排下年度预算，预算批复后执行。不需经费支出的各类会议根据会议筹备所需时间长短，在会议筹备前申报审批。审批按以下要求进行：

　　A类会议：报党政办公室提交校党委、校长审批。

　　B类会议：报党政办公室审批，重要会议需请示有关校领导同意。

　　C类会议：报部门领导审批，重要会议需请示主管校领导同意。专项、课题所列的会议计划由业务主管部门审批。

第七条　A类会议会期按照上级批准文件或校党委常委会、校长办公会决定，根据工作需要从严控制召开时间；B类、C类会议会期均不得超过2天；传达、布置类会议会期不得超过半天。

第八条　应优先选择校内场所召开会议，降低会议成本，提高会议效率。参会人员在50人以内且无外单位人员参加的会议，原则上在校内会议室召开，不安排住宿。校内不具备条件而确需在校外召开的会议，须到政府采购会议定点场所召开。各部门可通过“北京市政府采购会议定点综合查询系统”，查询政府采购会议定点场所的名称、价格等明细信息，选定会议定点供应商。　

第九条　严禁到北京以外地区召开会议，不得到中央及市委、市政府明令禁止的风景名胜区召开会议。

三、会议费预算管理与结算

　　第十条　会议活动开支范围包括与会议相关的住宿费、伙食费、文件资料印刷费、会议场地租用费、专用设备租赁费、劳务费、交通费等。

　　前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

　　会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法相关规定回其所在单位报销。

　　第十一条　会议费支出标准包括住宿费、伙食费、其他费用。其中，其他费用包括文件资料印刷费、会议场地租用费和专用设备租赁费。会议费实行总额控制，各部门应在支出标准总额内据实报销。会议费支出标准如下：

单位：元/人天

　　各项明细费用之间可调剂使用，但伙食费不得超过上述明细标准。对于不发生的事项，报销额度上限应按明细标准进行相应扣减。特别是不安排住宿的会议不能列支住宿费，额度上也不能超过无住宿费的支出标准。

　　第十二条　学校会议费纳入公用经费实行定额管理，由学校在公用经费内调剂使用。

　　第十三条　会议结束后，及时办理会议费结算手续。由会议定点场所在“北京市政府采购会议定点综合查询系统”填报会议服务明细信息，并通过该系统打印“北京市政府采购会议费结算明细单”。“北京市政府采购会议费结算明细单”须由会议定点场所盖章和会议主办人签字确认。

　　会议费报销时应提供会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、正式发票、定点饭店等会议服务单位提供的费用原始明细单据、北京市政府采购会议费结算明细单等凭证作为报销依据。无上述凭证财务处原则上不予报销。

　　各部门在学校会议中心召开会议，报销会议费时参照会议定点场所报销要求。

　　财务处要严格按规定审核报销会议费开支，对未列入年度会议计划，以及超范围、超标准开支的经费不予报销，切实控制和降低会议费开支。

　　第十四条　会议费纳入国库集中支付范围，采取财政授权支付方式。各部门要严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第十五条　会议费结余资金按照《北京市市级行政事业单位财政性结余资金管理办法》执行。

第十六条  将会议费开支情况纳入校务公开内容。会议承办部门应当将有经费开支的非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在校内公示。

第十七条　各部门应于每年寒假前将有经费开支的上年度会议计划和执行情况(包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等)汇总后报财务处，财务处将学校上年度会议计划和执行情况汇总后报市财政局。

四、会议安排和有关要求

第十八条  召开A类和B类会议，会议组织部门一般应在会议召开前一周的周四16：00前，通过办公自动化（OA）系统填写会议申请信息报党政办公室。党政办公室将每周会议安排情况列入学校《一周会议活动安排》，经办公自动化（OA）系统于前一周最后一个工作日向全校公布。除临时紧急会议外，未向党政办公室申报的会议，原则上不安排在当周召开。

第十九条  学校和学校各部门召开会议要贯彻精简、高效的原则，尽量减少全校性会议，压缩会议时间，减少会议人员。研究讨论应突出主题，提高会议效率。

第二十条  会议组织部门必须事先做好各种准备。如提交会议讨论决定的议题，须提前将内容提要或相关背景资料送参会人员参考，拟提交讨论或研究的文件材料应简明扼要。    

第二十一条  参加会议的人员必须按时到会，不得无故缺席或迟到。部门负责人因故不能参加会议时应指定其他负责人代替，并于会前向会议组织单位或主持人请假。

第二十二条 参加会议的人员应严格遵守保密制度。对有保密要求的会议，与会人员应严格遵守保密工作的有关规定。除按规定履行职能及授权传达外，不得擅自外传或讨论会议内容。

五、监督检查和责任追究

第二十三条　党政办公室、财务处、审计处、纪检监察办公室等部门要对会议计划编报和执行情况进行监督检查。

第二十四条　各部门严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁以“预存”等方式套取会议费设立“小金库”；严禁超范围超标准开支会议费，严禁在会议费中列支公务接待费等与会议无关的任何费用。

第二十五条  各部门应严格执行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐一般安排自助餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

第二十六条  不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

第二十七条　违反本规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议承办部门和相关人员的责任：

1.计划外召开会议的；

2.以虚报、冒领手段骗取会议费的；

3.虚报会议人数、天数等进行报销的；

4.违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

5.违规报销与会议无关费用的；

6.其他违规行为的。

六、附则

第二十八条 本规定由党政办公室会同财务处负责解释，自公布之日起实行。