北京工业职业技术学院文书立卷归档工作规定

北工职院党字〔2007〕30号

文书立卷是文书处理工作的最后一个环节，是文件材料向档案转化的重要步骤，是做好档案工作的基础。为使归档的文件材料完整、准确,系统地反映我院各项工作活动的历史面貌，便于长远查考利用，参照国家有关条例，结合我院情况，对文书立卷归档工作规定如下:

一、立卷归档范围

凡是我院各职能部门在工作活动中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料均应整理分类、立卷归档。参见《北京工业职业技术学院档案归档范围和保存期限表》。

二、立卷单位

学院各部门、各直属机构和校办企业等均属立卷单位。各立卷单位应由主管行政工作的负责人监督本部门文书立卷归档工作，应指定专(兼)职文书档案管理员，负责收集、整理本部门工作中形成的文件材料，按时完成立卷、归档工作。各部门文书档案管理员应相对稳定，如有人员变动应及时报院档案室。

三、立卷分工

1、上级或其他相关部门来文，由公文承办部门文书档案人员立卷。承办人员办完后，及时交本部门文书档案管理人员保管，并按时立卷归档。承办人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

2、本院印发的公文，一律由党政办公室统一立卷归档 (含定稿和两份打印的正件与附件，请示与批复、转发文件含被转发的原件)。由各职能部门起草的，以学院或党委名义发出的文件，各职能部门留复印件备查。

3、跨部门文件材料的立卷分工

(1)以党委或学院名义举办的重大活动或召开的全院性、综合性会议形成的文件、会议记录、录音、录相等材料由党政办公室整理立卷，或者由党政办公室于会议及活动筹备时，指定有关部门负责收集、积累和立卷;以学院行政或党委名义召开的专题性会议形成的文件材料，以及会议记录、照片、录音、录相等材料由主办部门负责立卷。

(2)两个以上部门会办的文件，由主办部门立卷。

(3)凡由几个部门联合处理的事件(或事宜)所形成的文件材料，由各职能部门根据职责范围分别组卷。

(4)凡因机构调整而导致部门职责分工变化，调整前形成的文件材料，仍由原分管部门立卷，调整后形成的文件材料，则由现分管部门立卷。

(5)本院设置的临时机构撤销时，该机构的文书人员，必须将文件材料立卷归档后，方能调离岗位。

四、立卷原则

1、立卷归档的文件材料应按其自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件保管期限（分永久、长期、短期三种，详见《北京工业职业技术学院归档范围和保管期限表》，长期为15—50年，短期为5—15年）和保密级别（分机密、秘密、内部三种）。不同密级，不同保管期限应分别组卷，以便保管利用。

2、要做好平时归卷工作

年初，各文书立卷承办人根据本部门的职能范围和《北京工业职业技术学院档案归档范围和保存期限表》，以及预计可能新产生的文件材料，确定平时归卷的类目，及时将文件材料分别存入有关类目夹内，年终进行调整，整理组成案卷。

3、立卷应以问题为主，结合作者、名称、时间、通讯者、地区特征进行，把具有相同特征和联系密切的文件组合在一起，组卷要做到：

（1）同一人物、事务、事件，同一性质的工作，同一会议的材料组合在一起；上级机关颁发的指示性文件，与我院在贯彻执行此文件中所形成的材料组合在一起；一件事涉及到上、下级，院内、外有关单位承办中的来往文件应集中在一起。

（2）按教学年度形成的材料，在该学年度末一年立卷；年度计划、总结、报告等文件，放在针对之年；跨年度的规划和计划、预算，归入文件内容针对的第一年；跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年，总结和计划写在一起的文件应视其内容主次来定，以计划为主附带总结的归入计划针对的一年，以总结为主附带计划的，归入总结针对的一年；跨年度处理完毕的文件或案件归入办毕或结案的一年。

4、卷内文件排列，应根据文件之间的联系，按问题分时间先后进行排列，请示与批复排在一起，上级的批复在前，向上级的请示在后；正件与附件排在一起，正件在前，附件在后；正本和定稿（有领导人签批的草稿）排在一起，正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；重要文件的历次修改稿（有领导人批改的草稿）排在一起，最后定稿在前，其它依次排列；案件卷内文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据性材料（罪证、旁证等）在后。

5、组成的案卷应避免过厚或太薄，凡遇到太厚时可分成若干卷，太薄时可将相近问题所形成的材料合并组卷。对反映本院重要工作和重大活动的文件材料，不限多少，要单独立卷。

6、案卷组成后，要用铅笔在文件材料有字迹和图表的页面逐页编号，编号采用阿拉伯数字，每个案卷都从“1”开始顺序标注，正面有文字、图表的编在右上角，反面有文字、图表编在左上角，空白页不编号。

7、对永久、长期案卷中的文件要按规定格式逐件顺序填写卷内目录。题名项要照原文件标题填写，不得随意简化，对没有标题的文件应拟写标题，对虽有标题但缺乏实质内容的亦应重新拟写（如标题为“通知”或××号文件）。对“会议记录卷”，应注明每次会议的主要内容。卷内文件目录一律由档案系统生成打印，一式两份，一份在卷首交档案室，归档部门留一份备查。

五、装订和编目

（1）卷内文件材料装订前，要去掉金属物并裱糊破损文件，对书写超过装订线的文件材料要贴边，对不宜装订的其它材料(领导批示的小便条，信封、票据等)应粘在16K的纸上，案卷以三孔装订，装订的左侧和下边沿要与卷边取齐。

（2）案卷封面要逐项按规定填写清楚，档案盒左上角档号（根据《北京工业职业技术学院档案分类目录主表及档号编制规则》）填写。封面蓝体字“北京工业职业技术学院”，下面空白处标题位置，内容力求结构完整、确切，全面概括卷内文件内容，文字不得超过五十个汉字。下边横格中应填写立卷单位的全称、起止日期（第一份档案的日期为起，最后一份为止，年/月/日~年/月/日）、保管期限（参照《北京工业职业技术学院归档范围和保存期限表》）、密级。永久、长期卷末要附备考表，注明卷内需要说明的问题，由立卷人和审查人签字，备考表放置在卷尾。

（3）编制案卷目录时排序要有规律，对准备归档的案卷按本部门的业务职能或机构设置情况，根据价值，顺序排列后，依次编写案卷号。

六、案卷的审查和移交

1、归档案卷质量标准

(1)归档文件收集齐全、完整、不庞杂，不遗漏或短缺，反映一项事情的来龙去脉清楚。案卷装订整齐牢固，不订住文字，不倒订，不漏订，不应有残留的金属物和未裱糊的破损文件。案卷分类清楚，组卷合理，卷内文件排列条理有序，并按顺序注明编号。

(2)将待移交档案室的所有案卷及卷内文件按顺序分别录入院档案室档案管理系统。登陆本部门账户录入案卷封面及卷内文件所有信息，包括文件图像和全文。由系统生成的卷内文件目录和案卷目录各打印两份，随案卷移交档案室一份，归档部门留一份。

(3)案卷封面无错填和漏填项目，标题确切，文字简明，打印清晰，粘贴端正牢固，便于检索查用。

2、永久、长期保存的案卷应按时向院档案室移交归档。归档前，必须经各立卷单位主管领导审查案卷质量，并在《备考表》上签字后办理移交手续。

3、短期保存的案卷留本单位备查，不向档案室移交.过期确无保存价值的材料，经本部门领导批准后，造具销毁清册，一式两份，一份送档案室核准，接到通知后，方可销毁。

七、归档时间

1、党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归档

2、各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；

3、科研、基建部门，应在项目完成后两个月内归档。

4、财会档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年，期满后于次年六月底前归档。

5、重大活动或承办会议生成材料，教育统计报表和年鉴材料，在完成后一个月内归档。

6、五万元以上仪器设备的随机材料在开箱后立即归档。

7、特别珍贵或重要的档案，从安全与保管条件等方面考虑，可以随时归档。