北京工业职业技术学院公文处理办法

（2007年3月19日修订）北工职院党字〔2007〕12号

第一章 　　 总　　则

第一条 为做好学院各级公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条 学院公文是学院在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布规章制度，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第六条 各单位、各部门的党政负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守上级有关公文处理的要求和本办法，并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。

第七条　我院的公文处理工作由党政办公室负责管理，并对院属各单位、各部门的公文处理工作进行业务指导。

第八条 各单位、各部门应配备兼职文书管理人员负责公文处理工作。负责公文处理的同志应当发扬联系实际、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，提高公文处理的效率和质量。

第二章 　 公文种类

第九条 根据《中国共产党机关公文处理条例》(中共中央办公厅1996年5月3日印发)和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定的公文种类，我院常用的公文主要以下23种：

党的公文：

(一)决议　用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(二)决定　用于对重要事项作出决策和安排。

(三)指示　用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。

(四)意见　用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知　用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

(六)通报　用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(七)报告　用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

(八)请示　用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复　用于答复下级机关的请示。

(十)规定　用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(十一)函　用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

(十二)会议纪要　用于记载会议主要精神和议定事项。

行政公文：

（一）决定　适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（二）通告　适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知　适用于发布行政法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告　适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。

（六）请示　适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复　适用于答复下级机关的请示事项。

（八）意见　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（九）函　　适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十）会议纪要　适用于记载、传达会议精神、情况和议定事项。

简报　　除以上文种外，简报是党和国家经常使用的一种非正式公文。它是机关向上级反映情况或向下级、向平行单位沟通情况时使用的一种简短的文字材料。

第三章 公文格式

第十条 学院公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成。院内各单位、各部门的行文可参照此格式执行，个别条款可不作要求。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”、“秘密”级公文还应当标明份数序号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”（行政文件为“急件”）。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。

第十一条 公文中各组成部分的标识规则，参照《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文格式（国家标准）》执行。

第十二条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十三条 院内各单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。

第十四条 学院可以向上级机关行文，可以向院内各单位行文，还可以同有关单位和兄弟院校之间相互行文。

第十五条 除党政办公室外，院内各部门不得对外正式行文。

第十六条 学院各部门一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的院内部门。

第十七条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时报送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”中不得夹带请示事项。

第十八条 除院领导直接交办的事项外，不得向院领导直接报送请示、报告等公文。

第五章 发文办理

第十九条 发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十条 拟制公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策，规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１.”，第四层为“（１）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（十）由院内各部门负责起草的院级公文，由部门负责人或主持此项工作的负责人审定草稿并在发文稿纸拟稿栏内签字。

（十一）拟制好的公文需用A4纸打印纸质文本，经主管院领导签批意见后，填写相应的发文稿纸，与电子版一并报送到党政办公室。

第二十一条 拟制公文中，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商会签，取得一致意见后方可行文。如擅自行文，党政办公室有权责令纠正或撤销。

第二十二条 所有公文均需认真进行审核。院级公文由党政办公室主任负责审核，院内各部门行文由部门负责人或主持该工作的负责人审核。

第二十三条 公文签发

以学院名义制发的文件，由党委书记、院长或经授权的主管院领导签发。

院内各部门的行文，由部门负责人或者主持该工作的负责人签发。

第二十四条 院级公文正式印制前，党政办公室秘书应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。院内各部门公文正式发布前，本部门办公室文书人员也应进行复核。

第二十五条　公文制发

面向院外的公文由党政办公室负责印制。面向院内的院级公文由党政办公室负责发布在校园网“学院文件”栏内。院内各部门发布的公文由责任部门负责在校园网相应的信息平台上发布。

第二十六条　院内公文只印制院领导的阅文、存档用文和拟稿部门留存用文，除此之外不再印制纸质文件。其它部门均在校园网上阅读。

第六章 收文办理

第二十七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。根据学院实际情况，分为院外来文办理和院内收文办理两类。

第二十八条 院外来文办理

（一）上级机关和院外单位来文均须经党政办公室文书签收、登记、保管以及按程序处理。

（二）院领导及业务部门参加上级召开的会议带回的文件，均应交由党政办公室文书进行分类处理。经分类处理后，重要文件由党政办公室负责登记、保管，一般事务性和临时性文件可由业务部门保管。

（三）中共北京市委下发的机要文件，应由党政办公室机要交通员负责取回后交由文书签收，并送请书记批阅或传阅，在提取、批阅和传阅过程中应严格履行手续。

第二十九条 院内来文办理

（一）收到院内各单位、各部门上报到学院的需要办理的公文，党政办秘书应当进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；与学院有关规定有无矛盾等。

（二）上报学院的公文经党政办公室秘书提出拟办意见，由党政办公室主任对意见审阅后，原则上按院领导分工分别呈送审阅或批示。分管领导职权范围之事，由分管领导审批。超出职权范围的，由分管领导提出具体意见，呈主要领导审批，或建议提交相关会议讨论决定。

第三十条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。紧急公文，应当明确办理时限。

第三十一条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，一般公文原则上不得超过7个工作日。文件办理完毕后，主办人应在发文卡片上详细注明办理情形，并签写姓名与日期。

对公文办理确有困难的，或不属于本部门职权范围内的应当及时退回交办的文秘部门并注明理由。

第三十二条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请学院协调或裁定。

第三十三条 送学院领导批示或者交有关部门办理的公文，公文办理部门要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

对于拖延积压、屡催不办的单位或个人应给予批评。

第七章 公文归档

第三十四条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学院有关规定，及时整理、立卷、归档。

学院公文办理完毕后，由党政办公室文书将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷，定期移送学院档案室。

各职能部门收到上级业务对口部门的公文，办理完毕后，应由本部门文秘管理人员整理立卷，定期移送学院档案室。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十五条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理、立卷，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十六条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十七条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章 公文管理

第三十八条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，学院和相关部门经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第四十条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第四十一条 公文被撤销，视作自撤销之时起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第四十三条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

第四十四条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理、立卷后按有关规定移交院档案室。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第九章 附　则

第四十六条 行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十七条 本办法自发布之日起施行。学院原制定的《公文处理规定》和《加强公文管理的补充规定》同时废止。